La gestion comptable constitue un pilier fondamental pour toute entreprise, indépendamment de sa taille ou de son secteur d’activité. Cependant, la réalité quotidienne d’un entrepreneur peut être tumultueuse, avec des défis constants à relever.
La collaboration efficace avec un comptable devient une précieuse bouée de sauvetage pour assurer la santé financière et la conformité de l’entreprise.
Pour assurer aux entrepreneurs une meilleure collaboration avec leur comptable, nous allons vous donner les astuces et les réflexes à adopter pour préparer votre comptabilité.
La comptabilité
La comptabilité est un instrument essentiel pour la gestion de l’activité et la prise de décision d’une entreprise. Elle représente avant tout une méthode de gestion qui permet de piloter l’entreprise, d’évaluer sa situation financière, d’analyser ses performances et d’anticiper d’éventuelles difficultés.
L’importance d’une comptabilité bien préparée
Une comptabilité bien préparer est un outil dynamique pour la gestion de votre entreprise dans un environnement économique en constante évolution. Elle est importante pour une entreprise car :
- Elle reflète la santé économique de la société, en apporte une clarté financière qui permet d’identifier les opportunités de croissance mais aussi les capacités de l’entreprise.
- Elle facilite la prise de décision, car elle met a votre disposition des informations financières propre et fiable vous permettant ainsi d’ajuster vos stratégies en fonction de la réalité économique de l’entreprise.
Le rôle du comptable
Le comptable est responsable de la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Il est chargé de collecter, regrouper et analyser les données comptables pour établir les états financiers d’une entreprise.
Il est également responsable de la préparation des comptes annuels et des déclarations fiscales.
Chez Fiduciaire Acctive, vous pouvez faire appel aux services de comptable professionnel pour vous aider dans la gestion de votre entreprise.
Les documents essentiels pour la comptabilité de votre entreprise
Pour établir une comptabilité précise et complète, la collecte et l’organisation méticuleuse des documents sont des étapes cruciales.
Voici une liste des documents essentiels à fournir à votre comptable :
Les factures
Il existe deux types de facture pour une entreprise :
- Les factures de vente : qui sont des documents délivrés à vos clients pour chaque produit ou service fourni. Elles comprennent des informations détaillées telles que la description des biens ou services, la quantité, le prix unitaire et le montant total à payer.
- Les factures d’achat : qui représentent les dépenses engagées par votre entreprise. Elles incluent les biens et services que vous avez achetés auprès de fournisseurs. Chaque facture doit être enregistrée avec précision pour suivre les coûts et établir un bilan financier complet.
Les relevés bancaires
Les relevés bancaires fournissent une vue d’ensemble des transactions financières de votre entreprise. En les fournissant à votre comptable, vous facilitez la conciliation des opérations, assurant ainsi l’exactitude des enregistrements comptables.
Les autres justificatifs de dépenses
Les justificatifs de dépenses comprennent les reçus et les tickets liés aux frais professionnels engagés, tels que les déplacements, les repas d’affaires et les fournitures de bureau.
Ces documents permettent de déduire les dépenses admissibles et de maintenir la transparence fiscale.
Comment organiser les documents comptables ?
La gestion ordonnée des documents comptables est la clé d’une collaboration fluide avec votre comptable. Voici quelques conseils pour organiser et classer vos documents :
Créez une structure de dossiers claire
Élaborez une structure de dossiers hiérarchique et intuitive. Divisez vos documents en catégories telles que « Ventes », « Achats », « Relevés Bancaires », et « Fiscalité ».
Cette organisation simplifiée facilite la recherche d’informations pour vous et votre comptable.
Utilisez une nomenclature uniforme
Établissez une nomenclature standard pour nommer vos fichiers. Cela garantit une identification rapide des documents et évite toute confusion.
Classez les documents par date
Triez les documents chronologiquement pour suivre l’évolution des transactions au fil du temps.
Cela facilite la détection d’anomalies, la préparation des déclarations fiscales, et offre une vision historique des activités de l’entreprise.
Digitalisez vos documents
Numériser vos documents important en utilisant des outils de gestion électronique de documents pour faciliter le stockage, la recherche et le partage rapide des informations avec votre comptable.
Vous pouvez faciliter la gestion électronique de vos documents comptable en faisant appel aux service de la Fiduciaire Acctive.
Établissez des procédures internes
Formalisez des procédures internes pour la collecte et le classement des documents.
Informez votre équipe sur l’importance de suivre ces procédures, garantissant ainsi une cohérence dans la gestion des documents.
Archivez les documents importants
Créez une section distincte pour les documents cruciaux tels que les contrats, les déclarations fiscales, et les rapports financiers.
Assurez-vous de les archiver de manière sécurisée pour un accès facile en cas de besoin.
L’importance de la communication avec votre comptable
La communication joue un rôle central dans cette collaboration, influant directement sur la qualité de la comptabilité et la compréhension mutuelle :
- Une communication continue permet de corriger rapidement d’éventuelles erreurs ou omissions, évitant ainsi des complications ultérieures.
- Il permet de partager régulièrement les évolutions de l’entreprise, ce qui facilite la prévision et la planification des obligations fiscales à venir.
- Une communication régulière permet au comptable de comprendre les activités spécifiques de l’entreprise, lui permettant d’offrir des services adaptés à ses besoins uniques.
3 conseils pour fournir des informations claires et complètes à votre comptable
1. Soyez transparent avec votre fiduciaire
Communiquez ouvertement sur les changements opérationnels, les défis rencontrés, ou tout autre facteur susceptible d’influencer la situation financière.
2. Documentez les transactions inhabituelles
En cas de transactions exceptionnelles, fournissez des explications détaillées pour assurer une compréhension précise de ces éléments par le comptable.
3. Respectez les échéances
Présentez vos documents en respectant les délais convenus, permettant ainsi au comptable de travailler de manière efficace et efficiente.
Conclusion
La préparation optimale de la comptabilité en tant qu’entrepreneur est importante dans la gestion globale de l’entreprise.
En adoptant une approche méthodique dans la gestion de vos documents, vous contribuez à simplifier le processus et à augmenter l’efficacité de votre comptable.
En faisant cela, vous démarrer une collaboration efficace et harmonieuse avec votre comptable contribuant ainsi à l’essor durable de votre entreprise.